2024 -

Uchwała Nr 97/IX/24 Rady Powiatu Nowosądeckiego z dnia 27 grudnia 2024 r.

w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych przez Radę Powiatu Nowosądeckiego

Na podstawie art. 12 pkt 11 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 107) oraz art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 poz. 928), uchwala się, co następuje:

§ 1. 1. Ustala się procedurę przyjmowania przez Radę Powiatu Nowosądeckiego (dalej: „Rada”) zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

2. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów - dalej jako ustawa o ochronie sygnalistów).

3. Przyjmującym jest pracownik Zespołu ds. Kontroli i Analiz w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu, który został upoważniony przez Radę na podstawie odrębnej uchwały do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz prowadzenia rejestru tych zgłoszeń.

§ 2. 1. Zgłoszenie zewnętrzne można dokonać Radzie:

1) za pomocą formularza dostępnego na stronie https://app.sygnali.pl/form/nowosadecki    

2) za pomocą poczty elektronicznej na adres:     

3) w formie korespondencji listowej/tradycyjnej na adres: Rada Powiatu Nowosądeckiego, ul. Jagiellońska 33, 33-300 Nowy Sącz, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa”, które zostanie przekazane do Zespołu ds. Kontroli i Analiz. Zgłoszenie może być dokonane za pomocą karty zgłoszenia naruszenia prawa, której wzór stanowi załącznik nr 1 do uchwały;

4) osobiście lub telefonicznie tel. +48 616 313 431, kod PIN: 932437. Pracownik Zespołu ds. Kontroli i Analiz, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono naruszenie prawa dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia naruszenia prawa, której formularz stanowi załącznik nr 1 do uchwały.

2. Przyjmujący przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub istnieją uzasadnione podstawy by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

3. Przyjmujący przekazuje zgłoszenie pracownikom Zespołu ds. Kontroli i Analiz, upoważnionym do działania w imieniu Rady w związku z rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych składanych Radzie, z wyłączeniem danych osobowych Sygnalisty.

§ 3. 1. Zgłoszenie zewnętrzne zawiera:

1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu,

2) datę i miejsce sporządzenia,

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4) opis naruszenia prawa.

2. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.

§ 4. 1. Procedurę zgłoszeń zewnętrznych realizuje Zespół ds. Kontroli i Analiz w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu.

2. Rada upoważni pracowników Zespołu ds. Kontroli i Analiz do działania w jej imieniu w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, kontaktu z Sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych, prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych, przekazania zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań naprawczych oraz przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej.

3. Przed przystąpieniem do pracy przez Zespół ds. Kontroli i Analiz pracownicy Zespołu składają oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy, stanowiące załącznik nr 2 do uchwały. Oświadczenie przechowywane jest w aktach osobowych.

4. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy pracownika Zespołu ds. Kontroli i Analiz lub jego osoby najbliższej w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17), pracownik ten jest automatycznie wyłączany z prac Zespołu ds. Kontroli i Analiz.

§ 5. 1. Pracownicy Zespołu ds. Kontroli i Analiz oceniają wstępnie zgłoszenie pod kątem formalnym, sprawdzając czy zostało złożone przez sygnalistę i czy przedmiotem zgłoszenia jest naruszenie, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz tego, czy dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady.

2. Jeśli pracownik Zespołu ds. Kontroli i Analiz stwierdzi, że zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje od przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, informując Sygnalistę o odstąpieniu, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

3. Jeżeli pracownik Zespołu ds. Kontroli i Analiz ustali, że zgłoszone naruszenie prawa nie należy do dziedziny pozostającej w zakresie kompetencji Rady, ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje zgłoszenie zewnętrzne, informując o tym Sygnalistę.

4. Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady, pracownik Zespołu ds. Kontroli i Analiz wszczyna postępowanie wyjaśniające, a gdy zajdzie potrzeba uzyskania dodatkowych danych, o ile to możliwe, kontaktuje się z Sygnalistą, w celu uzupełnienia zgłoszenia.

5. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Rada może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostce organizacyjnej Powiatu Nowosądeckiego lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

6. Rada może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Rada informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

§ 6. 1. Zespół ds. Kontroli i Analiz rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne, podejmuje działania następcze oraz przekazuje Sygnaliście informację zwrotną bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

2. W uzasadnionych przypadkach Zespół ds. Kontroli i Analiz przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.

3. Zespół ds. Kontroli i Analiz informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

4. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych Zespół ds. Kontroli i Analiz nie realizuje obowiązków, o których mowa w ust. 1-3 oraz w § 5 ust. 2 i 3.

5. Zespół ds. Kontroli i Analiz rozpatruje zgłoszenia z zachowaniem bezstronności i poufności, w szczególności w zakresie możliwości ustalenia tożsamości Sygnalisty oraz podlega pod regulacje prawne dotyczące przetwarzania danych osobowych.

6. Zespół ds. Kontroli i Analiz dokonuje sprawdzenia zasadności zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia, z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności.

7. Zespół ds. Kontroli i Analiz ma prawo wglądu w akta spraw, dane zawarte w programach, kopiach zapasowych plików oraz zapoznania się z nagraniami i innymi danymi związanymi ze zgłoszonym naruszeniem, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

8. W przypadku gdy zajdzie taka konieczność Zespół ds. Kontroli i Analiz może wezwać na posiedzenie świadków, którzy mogą mieć związek lub wiedzę w zakresie zgłoszenia lub Sygnalistę, w celu złożenia dodatkowych wyjaśnień.

9. Jeżeli weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego wymaga wiadomości specjalnych, Zespół ds. Kontroli i Analiz może wystąpić z wnioskiem do Rady o upoważnienie podmiotu zewnętrznego do podejmowania działań następczych, w celu zasięgnięcia jego opinii.

§ 7. 1. Postępowanie wyjaśniające prowadzone przez Zespół ds. Kontroli i Analiz kończy się przyjęciem raportu podsumowującego zawierającego ustalenia w zakresie stanu faktycznego sprawy, ustalenie, czy zarzut postawiony w zgłoszeniu jest zasadny oraz rekomendowane działania następcze, a w szczególności rekomendacje o celowości przekazania informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym do instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki.

2. Wyjaśnienia składane przez Sygnalistę, świadków i inne osoby, utrwalane są w formie protokołu i stanowią załącznik do raportu.

§ 8. Raport, o którym mowa w § 7 ust. 1 Kierownik Zespołu ds. Kontroli i Analiz przekazuje Radzie w terminie 5 dni roboczych od dnia jego przyjęcia.

§ 9. Zespół ds. Kontroli i Analiz sporządza i przekazuje Radzie, do końca lutego każdego roku, sprawozdanie za rok poprzedni zawierające dane statystyczne, o których mowa w art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów, dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

§ 10. Rada sporządza i przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich, do dnia 31 marca każdego roku, sprawozdanie za rok poprzedni zawierające dane statystyczne, o których mowa w art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów, dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

§ 11. Nie rzadziej niż raz na trzy lata dokonuje się przeglądu przepisów niniejszej procedury, przedstawiając jej wyniki Komisji Statutowej Rady, która przedstawia Radzie propozycje dostosowania procedury do wyników dokonanego przeglądu oraz doświadczenia własnego lub innych organów publicznych.

§ 12. Zobowiązuje się Starostę Nowosądeckiego do zamieszczenia na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Powiatu Nowosądeckiego w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji informacji, o których mowa w § 48 ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 13. Wykonanie uchwały powierza się Zespołowi ds. Kontroli i Analiz w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu.

§ 14. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych”.

W związku z powyższym zachodzi konieczność podjęcia przedmiotowej uchwały.