VII kadencja -

w sprawie powołania Zespołu do spraw wdrożenia i funkcjonowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu.

art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U.
z 2024 r., poz. 107) i § 9 ust. 4 pkt 1, ust. 6 Regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Nowym Sączu, stanowiącego załącznik do uchwały Nr 366/2025 Zarządu Powiatu w Nowym Sączu z dnia 9 kwietnia 2025 r. zarządza się co następuje:

§ 1. 1. Powołuje się Zespół ds. obsługi systemu EZD RP, zwany dalej „Zespołem EZD”, którego zadaniem jest zapewnienie wdrożenia, utrzymania i rozwoju systemu EZD RP w Starostwie, w szczególności poprzez:

1) opracowanie harmonogramu wdrożenia EZD RP;

1) opracowywanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji;

2) przygotowywanie i wprowadzanie uregulowań wewnętrznych, związanych z wdrożeniem, funkcjonowaniem i rozwojem systemu EZD RP;

3) opracowanie, we współpracy z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi, procedur wewnętrznych dotyczących postępowania z dokumentacją;

4) współpracę z wydziałami w zakresie niezbędnym do prawidłowej obsługi systemu EZD RP, w tym opracowywanie przebiegu procesów i tworzenie elektronicznych formularzy;

5) nadzorowanie i monitorowanie działania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją;

6) nadzorowanie wykorzystania systemu przez użytkowników;

7) testowanie nowych wersji systemu EZD RP połączone z analizą możliwości wykorzystania systemu w organizacji w stale zmieniającym się otoczeniu prawnym i technologicznym;

8) szkolenie kadry kierowniczej Urzędu i koordynatorów wydziałowych;

9) rozpatrywanie i opiniowanie wniosków o wprowadzenie zmian w systemie EZD RP;

10) bieżąca współpraca z zespołem NASK;

2. Skład Zespołu EZD określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 2. Przewodnicząca Zespołu może powierzyć Zastępcy Przewodniczącej kierowanie pracami Zespołu w określonym zakresie, także w czasie swojej nieobecności.

§ 3. Dyrektorzy wydziałów wskazują w swoich komórkach organizacyjnych koordynatora lub koordynatorów wydziałowych systemu EZD RP, do zadań którego/których należy w szczególności:

1) koordynowanie realizacji zadań związanych z wdrożeniem systemu EZD RP;

2) udzielanie wsparcia pozostałym pracownikom oraz szkolenie nowych pracowników
w zakresie obsługi systemu EZD RP i obowiązujących procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją w Starostwie;

3) udział w testowaniu nowych funkcjonalności systemu EZD RP;

4) bieżące monitorowanie obiegu spraw w systemie EZD RP w zakresie koordynowanej komórki organizacyjnej Urzędu przy użyciu narzędzi i usług dostarczanych w ramach systemu;

5) inicjowanie rozwiązań mających na celu rozwój systemu EZD RP oraz usprawnienie pracy wydziału;

6) informowanie Zespołu EZD o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych
z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu spraw załatwianych w wydziale;

7) współpraca z Zespołem EZD w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych dotyczących systemu EZD RP;

8) udział w spotkaniach organizowanych przez Zespół EZD.

§ 4. Obsługę prawną przy wdrożeniu systemu EZD RP zapewnia Zespół Radców Prawnych
w Starostwie.

§ 5. 1. Zobowiązuje się dyrektorów wydziałów Starostwa do ścisłej współpracy z Zespołem EZD w zakresie wdrożenia, funkcjonowania i rozwoju systemu EZD RP.

2. Zobowiązuje się Informatyków Starostwa do zapewnienia wsparcia personalnego
i sprzętowego przy wdrożeniu i zabezpieczeniu funkcjonowania systemu EZD RP.

§ 6. Traci moc Zarządzenie nr 76/2022 Starosty Nowosądeckiego z dnia 23 września 2022 r.
z późniejszymi zmianami.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.