VII kadencja -

Zarządzenie Nr 10/2025 Starosty Nowosądeckiego z dnia 31 stycznia 2025 r.

w sprawie zmiany instrukcji gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu

Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023r. poz. 120 ze zm.), w związku z art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca o 1998r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2024r. poz. 107 ze zm.), ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 roku o ochronie osób i mienia (t.j. Dz. U. z 2021r., poz.1995 ze zm.), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 roku w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (tekst jedn. Dz. U. z 2016r. poz. 793 ze zm.) oraz zarządzenia Prezesa Narodowego Banku Polskiego Nr 31/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wymiany znaków pieniężnych, które wskutek zużycia lub uszkodzenia przestają być prawnym środkiem płatniczym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej (t.j.Dz. Urz. NBP z 2024 r. poz. 6), zarządzam, co następuje:

§ 1. W załączniku do Zarządzenia nr 38/2020 Starosty Nowosądeckiego z dnia 16 grudnia 2020r. wprowadzającego instrukcję gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu z późn. zmianami  § 12 otrzymuje następujące brzmienie:

„§ 12. W przypadku kiedy wpłaty gotówki do banku obsługującego Starostwo Powiatowe realizują uprawnieni pracownicy firmy świadczącej usługi konwoju gotówki Starostwa Powiatowego sposób awizowania dokonywanych tzw. wpłat zamkniętych sporządzany jest w uzgodniony z tym bankiem sposób, np. awizowanie z wykorzystaniem bankowości elektronicznej tego banku.”.

§ 2. W załączniku do Zarządzenia nr 38/2020 Starosty Nowosądeckiego z dnia 16 grudnia 2020r. wprowadzającego instrukcję gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu z późn. zmianami  § 14 otrzymuje następujące brzmienie:

„§ 14. 1. Raport kasowy służy do udokumentowania operacji kasowych w kasie jednostki. Zapisy  w raporcie kasowym dokonywane są w ujęciu chronologicznym, w dniu, w którym przychód/rozchód gotówki rzeczywiście miał miejsce.

2. Po zarejestrowaniu w raporcie kasowym wpłat i wypłat danego dnia oraz ustaleniu zgodności salda raportu z pozostałością gotówki w kasie, kasjer zatwierdza sporządzony, co do zasady, w programie komputerowym wskazanym w § 9, raport kasowy i drukuje go w jednym egzemplarzu. Podpisany przez kasjera Starostwa Powiatowego odpowiedni raport kasowy niezwłocznie przekazywany jest, wraz z dowodami kasowymi do właściwego stanowiska w Wydziale Finansowym Starostwa Powiatowego, gdzie podlega stosownemu sprawdzeniu i zaksięgowaniu. Do w/w raportu dołącza się w szczególności odpowiednie geodezyjne i kartograficzne dokumenty obliczenia opłat, dokumenty dot. opłat komunikacyjnych i opłat za wydanie prawa jazdy i innych dokumentów uprawniających do kierowania pojazdami (dokumenty te, na podstawie których przyjmowane są wpłaty, sporządzane są przez odpowiednie wydziały merytoryczne Starostwa Powiatowego). Kasjer sporządzający raport może fakultatywnie prowadzić na własnym stanowisku pracy niearchiwalne zestawienie raportów sporządzanych na stanowisku kasowym i przekazywanych do księgowania i ujęcia w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego.

3. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty i numeru raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki dokonywane w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera.

4. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo, na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat jednorodnych operacji gospodarczych.

5. Z płatności bezgotówkowych dokonywanych przy wykorzystaniu przenośnego terminala płatniczego w kasach Starostwa Powiatowego kasjer sporządza w jednym egzemplarzu dzienny raport płatności bezgotówkowych, który jest bezgotówkową wersją  stosowanego w Starostwie Powiatowym gotówkowego raportu  kasowego. Obroty bezgotówkowe ewidencjonowane są na bieżąco, w odniesieniu do każdego dnia w którym dokonywane były płatności bezgotówkowe, przez kasjera z wykorzystaniem załącznika do tego raportu o nazwie PPB-potwierdzenie płatności bezgotówkowej (ewentualnie PWB- potwierdzenie wypłaty bezgotówkowej, która może być tylko korektą wcześniejszej płatności bezgotówkowej) do którego (dot. to egzemplarza raportu z załącznikami przekazywanego do Wydziału Finansowego Starostwa Powiatowego) dołączany jest wydruk potwierdzenia operacji płatniczej z terminala płatniczego (na wydruku tym winien być naniesiony przez kasjera odpowiedni nr potwierdzenia płatności lub wypłaty bezgotówkowej, natomiast suma wszystkich obrotów bezgotówkowych z wszystkich raportów płatności bezgotówkowych winna się zgadzać z dziennym zestawieniem transakcji z terminala płatniczego). Potwierdzenie płatności bezgotówkowej PPB i potwierdzenie wypłaty bezgotówkowej PWB są sporządzane i podpisywane na zasadach określonych dla załączników gotówkowego raportu kasowego w Starostwie Powiatowym (tj. dowodu wpłaty „KP” i dowodu wypłaty „KW”).

6. Dla płatności bezgotówkowych dokonywanych w szczególności w kasie Starostwa Powiatowego nr 1 lub nr 2 może być wykorzystany przenośny terminal płatniczy użytkowany w czasie obowiązywania umowy zawartej z Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A z siedzibą w Warszawie (PWPW). Dzienne zestawienia dokonanych operacji bezgotówkowych (np. dla tzw. systemu Kierowca, Pojazd) o nazwie: raport dzienny  drukowane  jest przez właściwych pracowników Starostwa Powiatowego za pośrednictwem portalu internetowego www.Info-Car.pl, którego właścicielem jest PWPW. Wydrukowane dzienne zestawienie płatności bezgotówkowych dokonanych z wykorzystaniem przenośnego terminala płatniczego pozostaje na stanowisku merytorycznym Starostwa Powiatowego, które przyjęło takie płatności.

7. Raport płatności bezgotówkowych, a także raport dzienny o którym mowa w ust. 6 (z operacji bezgotówkowych dokonanych w szczególności w kasach Starostwa Powiatowego) są podstawą księgowania operacji gospodarczych w odpowiednich rejestrach księgowych Starostwa Powiatowego na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze” (w ujęciu analitycznym odnoszącym się do płatności bezgotówkowych).

8. Raporty kasowe oraz raporty z płatności bezgotówkowych, co do zasady, sporządza się odrębnie do każdego z rejestrów księgowych Starostwa Powiatowego w których ewidencjonuje się operacje gotówkowe oraz operacje bezgotówkowe dokonywane z wykorzystaniem przenośnych terminali płatniczych w Starostwie Powiatowym.

9. Wydział/wydziały merytoryczne Starostwa Powiatowego obsługujące przenośne terminale płatnicze będące w dyspozycji pracowników tego wydziału/wydziałów we wszystkich zamiejscowych punktach obsługi klienta Starostwa Powiatowego aktualnie zlokalizowanych w Starym Sączu, Krynicy-Zdroju, Łososinie Dolnej, Grybowie odpowiedzialne są za prawidłowe przeprowadzenie, rozliczenie  i udokumentowanie transakcji, dokonanych z wykorzystaniem tej formy płatności, przez klienta/klientów Starostwa Powiatowego w w/w punktach obsługi klienta. W przenośnych terminalach płatniczych mogą być realizowane płatności dotyczące zapłaty za zadania realizowane  w zamiejscowych punktach obsługi klienta Starostwa (co do zasady są to płatności dotyczące tzw. opłaty komunikacyjnej/administracyjnej, opłata za wydanie prawa jazdy i innych dokumentów uprawniających do kierowania pojazdami, opłata geodezyjna i kartograficzna stanowiące dochód Starostwa oraz opłata skarbowa która finalnie odprowadzana jest przez Starostwo Powiatowe do Miasta Nowy Sącz, przy czym terminale płatnicze udostępnione przez Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A  w Warszawie obsługują płatności elektroniczne za wskazane usługi oferowane przez Wydział Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego). W/w wpłaty muszą być przyjmowane w prawidłowej wysokości i na właściwe rachunki bankowe Starostwa Powiatowego wskazane w terminalu. Każdy przenośny terminal ma przypisany, widoczny tzw. numer profilu z nazwą profilu odnoszący się do właściwego rachunku bankowego na którym mają być przyjmowane odpowiednio przyporządkowane, prawidłowe wpłaty. Prawidłowo przyjmowane wpłaty umożliwią właściwą ewidencję księgową w/w operacji bez konieczności dokonywania dodatkowych zestawień o których mowa w ust. 11.

Przenośne terminale płatnicze wykorzystywane są w Starostwie Powiatowym w oparciu o odpowiednią umowę zawartą z bankiem obsługującym jednostkę i/lub w oparciu o umowę zawartą z uprawnioną instytucja świadczącą usługi pośrednictwa w płatnościach bezgotówkowych.

10. W oparciu o możliwy do wygenerowania przez Wydział Finansowy Starostwa Powiatowego raport ze strony internetowej przedsiębiorstwa (instytucji) obsługującej użytkowany w zamiejscowych punktach obsługi klienta Starostwa Powiatowego przenośny terminal płatniczy dokonywane są na bieżąco w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego księgowania środków pieniężnych w drodze (na odpowiednim koncie analitycznym  o symbolu 141) z zastrzeżeniem zapisów ust. 7.

11. W przypadku poszerzenia zakresu realizowanych zadań w zamiejscowych punktach obsługi klienta o płatności inne niż wymienione w ust. 9 lub nieprawidłowego stosowania zdefiniowanych profili w obsługiwanych przenośnych terminalach płatniczych w punktach obsługi klienta pracownicy merytoryczni w/w punktów obsługi klienta sporządzają najpóźniej na początku kolejnego dnia roboczego (za poprzedni dzień roboczy) zestawienie dokonanych poszczególnych rodzajów wpłat  z wykorzystaniem terminala płatniczego. Zestawienie to winno zawierać przede wszystkim: liczbę porządkową, jakiego dnia roboczego dotyczy zestawienie, imię i nazwisko klienta, za co została dokonana płatność, kwota transakcji, łączne podsumowanie zestawienia odrębnie dokonane dla każdej rodzaju dokonanej opłaty, datę sporządzenia zestawienia, imię i nazwisko osoby sporządzającej zestawienie, lokalizację punku obsługi klienta, a następnie po przekazaniu kompletnego zestawienia  do dyrektora/kierownika odpowiedniej komórki merytorycznej Starostwa Powiatowego zestawienie to jest zatwierdzane poprzez umieszczenie na nim podpisu i pieczątki przez  tegoż dyrektora/kierownik (lub osobę go zastępującą). Podpisane zestawienie jest niezwłocznie przekazywane do Wydziału Finansowego Starostwa Powiatowego  w celu umożliwienia prawidłowego i terminowego zaksięgowania (jako środki pieniężne w drodze) zdarzeń gospodarczych z wykorzystaniem terminala płatniczego (także w rozbiciu na właściwe paragrafy klasyfikacji budżetowej dochodów, rodzaje przyjętych płatności bezgotówkowych). Łączna kwota dziennego zestawienia musi być zgodna z łączną kwotą dziennych transakcji bezgotówkowych dokonanych  z wykorzystaniem terminala płatniczego w danym punkcie obsługi klienta Starostwa Powiatowego.

12. W/w zestawienia nie dokonuje się w przypadku korzystania z terminala płatniczego obsługiwanego   w ramach umowy zawartej z Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A   w Warszawie.

13. W przypadku wykorzystywania przenośnego terminala płatniczego w zamiejscowych punktach obsługi klienta Starostwa Powiatowego innego niż terminal płatniczy otrzymany z Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A w Warszawie pracownicy merytoryczni Starostwa obsługujący w/w punkty (w szczególności są to pracownicy Wydziału Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego) zobowiązani są do prawidłowego ewidencjonowania dokonanych płatności przez obsługiwanych klientów, tj. w szczególności dotyczy to trwałego przyporządkowania potwierdzenia dokonanej płatności/transakcji w postaci wydruku  z terminala płatniczego do konkretnej opłaty dokonanej przez klienta (egzemplarz potwierdzenia wpłaty pozostający w Starostwie Powiatowym)  oraz do przechowywania  przez niezbędny okres wynikający z odpowiednich zapisów  dot. zakładowej instrukcji kancelaryjnej w/w potwierdzeń płatności dokonanych przez osoby wpłacające. Wszystkie błędnie przyjęte lub wymagające wyjaśnienia wpłaty (np. nieprawidłowa kwota, niewłaściwy rachunek bankowy Starostwa Powiatowego) mają być niezwłocznie rozliczone o czym pisemnie musi być powiadomiony Wydział Finansowy Starostwa Powiatowego w celu prawidłowego ujęcia tych zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego.”.

§ 3. Pozostałe postanowienia zarządzenia nie ulegają zmianie.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Powiatu Nowosądeckiego, Głównemu Księgowemu Starostwa Powiatowego w Nowym Sączu oraz Dyrektorowi Wydziału Komunikacji  i Transportu Starostwa Powiatowego w Nowym Sączu oraz Dyrektorowi Wydziału Geodezji Starostwa Powiatowego w Nowym Sączu.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.