od 2022 roku -

Zarządzenie Nr 76/2022 Starosty Nowosądeckiego z dnia 23 września 2022 r.

w sprawie powołania Zespołu do spraw elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu

Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 1526) oraz § 10 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowe w Nowym Sączu, przyjętego uchwałą Nr 27/IV/2003 Zarządu Powiatu Nowosądeckiego z dnia 30 stycznia 2003 r., ze zmianami, zarządza się, co nastepuje:

§ 1. 1. Powołuje się Zespół ds. obsługi systemu EZD PUW, zwany dalej „Zespołem EZD”, którego zadaniem jest zapewnienie wdrożenia, utrzymania i rozwoju systemu EZD PUW w Starostwie, w szczególności poprzez:

1) opracowywanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji;

2) przygotowywanie i wprowadzanie uregulowań wewnętrznych, związanych z wdrożeniem, funkcjonowaniem i rozwojem systemu EZD PUW;

3) opracowanie, we współpracy z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi, procedur wewnętrznych dotyczących postępowania z dokumentacją;

4) współpracę z wydziałami w zakresie niezbędnym do prawidłowej obsługi systemu EZD PUW,
w tym opracowywanie przebiegu procesów i tworzenie elektronicznych formularzy;

5) inicjowanie i nadzorowanie testowania nowych, ergonomicznych rozwiązań elektronicznego prowadzenia spraw w systemie EZD PUW;

6) szkolenie kadry kierowniczej Urzędu i koordynatorów wydziałowych;

7) rozpatrywanie i opiniowanie wniosków o wprowadzenie zmian w systemie EZD PUW;

8) nadzorowanie działań koordynatorów wydziałowych.

2. Skład Zespołu EZD określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 2. Dyrektorzy wydziałów wskazują w swoich komórkach organizacyjnych koordynatora lub koordynatorów wydziałowych systemu EZD PUW, do zadań którego/których należy w szczególności:

1) koordynowanie realizacji zadań związanych z wdrożeniem systemu EZD PUW;

2) udzielanie wsparcia pozostałym pracownikom oraz szkolenie nowych pracowników w zakresie obsługi systemu EZD PUW i obowiązujących procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją w Starostwie;

3) udział w testowaniu nowych funkcjonalności systemu EZD PUW;

4) bieżące monitorowanie obiegu spraw w systemie EZD PUW w zakresie koordynowanej komórki organizacyjnej Urzędu przy użyciu narzędzi i usług dostarczanych w ramach systemu;

5) inicjowanie rozwiązań mających na celu rozwój systemu EZD PUW oraz usprawnienie pracy wydziału;

6) informowanie Zespołu EZD o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu spraw załatwianych w wydziale;

7) współpraca z Zespołem EZD w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych dotyczących systemu EZD PUW;

8) udział w spotkaniach organizowanych przez Zespół EZD.

§ 3. Obsługę prawną przy wdrożeniu systemu EZD PUW zapewnia Zespół Radców Prawnych w Starostwie.

§ 4. 1. Zobowiązuje się dyrektorów  wydziałów Starostwa do ścisłej współpracy z Zespołem EZD w zakresie wdrożenia, funkcjonowania i rozwoju systemu EZD PUW.

2. Zobowiązuje się Informatyków Starostwa do zapewnienia wsparcia personalnego i sprzętowego przy wdrożeniu i zabezpieczeniu funkcjonowania systemu EZD PUW.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.