Wydział Administracyjny -

Dyrektor Wydziału: Iwona MROZOWSKA - STRUK
Zastępca Dyrektora Wydziału: Marcin DUDA

Kompetencje i zadania:
Do podstawowych zadań wydziału należy:

1. W zakresie obsługi kancelaryjnej Starostwa:
1) prowadzenie Kancelarii Administracyjnej Starostwa w budynku przy ul. Jagiellońskiej 33 oraz Strzeleckiej 1,
2) przyjmowanie i rejestracja poczty wpływającej do Starostwa w systemie elektronicznym,
3) wysyłanie codziennej poczty Starostwa,
4) rejestracja wpływających rachunków i faktur,
5) prowadzenie rejestru ofert przetargowych (które wpłynęły na dziennik podawczy w formie papierowej),
6) prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i nagłówkowych,
7) prowadzenie rejestru faksów,
8) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych oraz obsługa tablicy ogłoszeń Powiatu,
9) obsługa poczty elektronicznej Starostwa,
10) przyjmowanie i podział codziennej prasy,
11) koordynowanie bezpośredniej obsługi w zakresie załatwiania spraw przez osoby niepełnosprawne,
12) dostarczanie poczty Starostwa przez gońca na terenie Powiatu i Miasta Nowego Sącza,
13) wykonywanie zadań związanych z potwierdzeniem profilu zaufanego dla obywateli załatwiających sprawy w systemie Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej.

2. W zakresie obsługi gospodarczej:
1) zabezpieczenie mienia i monitoringu budynków administracyjnych Starostwa,
2) prowadzenie spraw związanych z:
a) zaopatrzeniem materiałowo  -  technicznym,
b) konserwacją wyposażenia Starostwa,
3) sprzątanie pomieszczeń budynków administracyjnych Starostwa,
4) zabezpieczenie informacji wizualnej,
5) prowadzenie spraw związanych z:
a) przyjmowaniem wniosków na rezerwację Sali obrad (pokój Nr 208),
b) aktualizacją zamówień rezerwacji w bazie Intranet,
c) technicznym przygotowaniem sali zgodnie ze złożonym zamówieniem,
6) prowadzenie spraw w zakresie remontów i bieżącej konserwacji sprzętu w budynkach administracyjnych Starostwa,
7) opracowywanie harmonogramów pracy portierów i sprzątaczek oraz rozliczanie ich realizacji,
8) prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodów służbowych Starostwa,
9) prowadzenie dokumentacji z przeglądów technicznych budynków Starostwa,
10) opracowanie i realizacja planów finansowych dotyczących remontów i modernizacji w budynkach Starostwa,
11) prowadzenie monitoringu zużycia mediów i kosztów eksploatacji w budynkach Starostwa.

3. W zakresie rozliczeń wydatków budżetu:
1) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej do Wydziału Administracyjnego,
2) prowadzenie dokumentacji praktyk zawodowych i studenckich w Starostwie - przygotowanie stosownych umów,
3) prowadzenie rejestru umów zawartych z pracownikami Starostwa określających zasady korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych,
4) przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,
5) przygotowywanie sprawozdań statystycznych z korzystania ze środowiska oraz wysokości należnych opłat,
6) prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych Starostwa w programie Korelacja SI zgodnie z obowiązującymi przepisami,
7) ewidencjonowanie zmiany miejsca użytkowania środków trwałych w Starostwie,
8) oznakowanie środków trwałych w Starostwie,
9) przygotowanie dokumentacji w sprawie likwidacji środków trwałych Starostwa,
10) przedkładanie do Wydziału Finansowego wniosku o wystawienie faktur w zakresie rozliczeń finansowych,
11) sporządzanie not księgowych w zakresie rozliczeń finansowych między kontrahentami,
12) prowadzenie elektronicznej ewidencji wszystkich faktur wpływających do Starostwa oraz przekazywanie faktur do Wydziałów,
13) opracowywanie planu budżetowego w rozdziałach dotyczących  Wydziału,
14) prowadzenie dokumentacji wniosków na wydatkowanie środków finansowych w rozdziałach dotyczących  Wydziału oraz ewidencji elektronicznej wszystkich wniosków Starostwa,
15) planowanie i realizacja wydatków w rozdziałach klasyfikacji budżetowej dotyczących Wydziału,
16) sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania  cząstkowego projektu budżetu Wydziału Administracyjnego,
17) przygotowywanie wniosków w sprawie zmian w wydatkach budżetowych,
18) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń mienia Starostwa,
19) prowadzenie ewidencji księgowej Pracowniczej Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej przy Starostwie,
20) realizacja zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby prawne i fizyczne,
21) przygotowanie i przeprowadzenie procedury udzielenia zamówień publicznych w trybie pozaustawowym.

4. W zakresie wielozakładowego archiwum:
1) wykonywanie zadań przez Kierownika Archiwum Zakładowego - Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w Starostwie,
2) przyjmowanie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej od poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa,
3) nadzór w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji przez komórki organizacyjne
do przekazania do Archiwum Zakładowego,
4) przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji,
5) prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji;
6) zabezpieczenie, profilaktyka i konserwacja posiadanych akt,
7) udostępnienie stronom na ich wniosek materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z zasobu Archiwum Zakładowego za wyjątkiem dokumentacji w zakresu geodezji,
8) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie,
9) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
10) przeprowadzanie skontrum oraz porządkowanie dokumentacji,
11) współpraca oraz stały kontakt z Archiwum Narodowym w Krakowie,
12) sporządzanie sprawozdania z działalności Archiwum Zakładowego,
13) stały monitoring bezpieczeństwa akt w Archiwum w Marcinkowicach oraz Nowym Sączu przy ul. Waryńskiego 1.

5. W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:
1) koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa,
2) prowadzenie ewidencji publikacji w Starostwie,
3) prowadzenie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi.

6. W zakresie nieodpłatnego poradnictwa prawnego:
1) organizowanie corocznych konkursów wyboru organizacji pozarządowych obsługujących Punkty Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji,
2) dokonywanie wspólnie z Radą Adwokacką oraz Izbą Radców Prawnych corocznego naboru adwokatów i radców prawnych obsługujących Punkty Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji, sporządzanie stosownych umów,
3) comiesięczne rozliczanie faktur i rachunków za wykonaną pracę przez adwokatów, radców prawnych, przekazywanie dotacji dla organizacji pozarządowych obsługujących Punkty Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji,
4) comiesięczne dokonywanie rozliczenia pracy Punkty Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji, w tym:
a) przejmowanie dokumentacji z udzielanych porad prawnych oraz dokonywanie ich sprawdzenia z wymogami ustawy, powiązanie tzw. karty pomocy prawnej z danymi identyfikującymi osoby, którym udzielono pomocy prawnej,
b) dokonywanie rozliczania finansowego, w tym rozliczanie części dotacji przysługującej Powiatowi, sporządzenie sprawozdań w tym zakresie,
5) sporządzenie zbiorczego sprawozdania rocznego dla Wojewody Małopolskiego oraz Ministra Sprawiedliwości z funkcjonowania Punkty Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji, ocena realizacji zadania przez organizacje pozarządowe, adwokatów i radców prawnych oraz rozliczanie roczne przyznanej dotacji,
6) prowadzenie infolinii telefonicznej umawiania wizyt w Punktach Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji,
7) prowadzenie zadań z zakresu edukacji prawnej.

7. W zakresie strategii i rozwoju należy:
1) koordynowanie spraw związanych z przygotowaniem, wdrażaniem i monitorowaniem Strategii Rozwoju Powiatu,
2) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego i samorządami gospodarczymi w zakresie integracji działań na rzecz rozwoju lokalnego,
3) prowadzenie działań w zakresie pozyskiwania i łączenia środków finansowych, publicznych i prywatnych, w celu realizacji zadań użyteczności publicznej w Powiecie,
4) pozyskiwanie środków finansowych z zewnętrznych źródeł finansowania i dofinansowania samorządu, w tym: monitoring dostępnych funduszy, przygotowanie wniosków aplikacyjnych do programów krajowych, unijnych i innych dla wybranych projektów,
5) przygotowanie materiałów niezbędnych do opracowania wniosków aplikacyjnych, analiz ekonomicznych, studiów wykonalności na zadania przewidziane do dofinansowania zewnętrznego,
6) przygotowanie dokumentów związanych z podpisaniem umów na zadania współfinansowane ze środków zewnętrznych,
7) realizacja przedsięwzięć finansowanych lub współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych dostępnych źródeł finansowania, których beneficjentem jest Powiat,
8) nawiązywanie współpracy z innymi samorządami, w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych i realizowanie wspólnego przedsięwzięcia,
9) gromadzenie danych związanych z uczestnictwem Powiatu w programach unijnych,
10) współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Starostwa w procesie przygotowania i realizacji przedsięwzięć finansowanych lub współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych dostępnych źródeł finansowania,
11) przygotowanie i udział w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych dotyczących zakresu działania referatu,
12) planowanie i rozliczanie przedsięwzięć dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych źródeł finansowania przy współpracy z Wydziałem Finansowym,
13) realizacja obowiązków wynikających z utrzymania trwałości projektów."

8. Inne sprawy wynikające z obowiązujących przepisów prawa, merytorycznie związanych z zadaniami Wydziału.