Wydział Administracyjny -

Dyrektor Wydziału: Iwona MROZOWSKA - STRUK
Zastępca Dyrektora Wydziału: Marcin DUDA

§ 32. Wydział Administracyjny

Do podstawowych zadań Wydziału należy:

1. W zakresie obsługi kancelaryjnej Starostwa:

1) prowadzenie Kancelarii Administracyjnej Starostwa w budynku przy ul. Jagiellońskiej 33 
oraz Strzeleckiej 1,

2) przyjmowanie i rejestracja poczty wpływającej do Starostwa w systemie elektronicznym,

3) wysyłanie codziennej poczty Starostwa,

4) rejestracja wpływających rachunków i faktur,

5) prowadzenie rejestru ofert przetargowych (które wpłynęły na dziennik podawczy w formie papierowej),

6) prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i nagłówkowych,

7) prowadzenie rejestru faksów,

8) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych oraz obsługa tablicy ogłoszeń Powiatu,

9) obsługa poczty elektronicznej Starostwa,

10) przyjmowanie i podział codziennej prasy,

11) koordynowanie bezpośredniej obsługi w zakresie załatwiania spraw przez osoby niepełnosprawne,

12) dostarczanie poczty Starostwa przez gońca na terenie Powiatu i Miasta Nowego Sącza,

13) wykonywanie zadań związanych z potwierdzeniem profilu zaufanego dla obywateli załatwiających sprawy w systemie Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej.

2. W zakresie obsługi gospodarczej:

1) zabezpieczenie mienia i monitoringu budynków administracyjnych Starostwa,

2) prowadzenie spraw związanych z:

a) zaopatrzeniem materiałowo - technicznym,

b) konserwacją wyposażenia Starostwa,

3) sprzątanie pomieszczeń budynków administracyjnych Starostwa,

4) zabezpieczenie informacji wizualnej,

5) prowadzenie spraw związanych z:

a) przyjmowaniem wniosków na rezerwację Sali obrad (pokój Nr 208),

b) aktualizacją zamówień rezerwacji w bazie Intranet,

c) technicznym przygotowaniem sali zgodnie ze złożonym zamówieniem,

6) prowadzenie spraw w zakresie remontów i bieżącej konserwacji sprzętu w budynkach administracyjnych Starostwa,

7) opracowywanie harmonogramów pracy portierów i sprzątaczek oraz rozliczanie ich realizacji,

8) prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodów służbowych Starostwa,

9) prowadzenie dokumentacji z przeglądów technicznych budynków Starostwa,

10) opracowanie i realizacja planów finansowych dotyczących remontów i modernizacji w budynkach Starostwa,

11) prowadzenie monitoringu zużycia mediów i kosztów eksploatacji w budynkach Starostwa.

3. W zakresie rozliczeń wydatków budżetu:

1) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej do Wydziału Administracyjnego,

2) prowadzenie dokumentacji praktyk zawodowych i studenckich w Starostwie - przygotowanie stosownych umów,

3) prowadzenie rejestru umów zawartych z pracownikami Starostwa określających zasady korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych,

4) przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,

5) przygotowywanie sprawozdań statystycznych z korzystania ze środowiska oraz wysokości należnych opłat,

6) prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji nieruchomości gruntowych Starostwa w programie Korelacja SI zgodnie z obowiązującymi przepisami,

7) ewidencjonowanie zmiany miejsca użytkowania środków trwałych w Starostwie,

8) oznakowanie środków trwałych w Starostwie,

9) przygotowanie dokumentacji w sprawie likwidacji środków trwałych Starostwa,

10) przedkładanie do Wydziału Finansowego wniosku o wystawienie faktur w zakresie rozliczeń finansowych,

11) sporządzanie not księgowych w zakresie rozliczeń finansowych między kontrahentami,

12) prowadzenie elektronicznej ewidencji wszystkich faktur wpływających do Starostwa oraz przekazywanie faktur do Wydziałów,

13) opracowywanie planu budżetowego w rozdziałach dotyczących Wydziału,

14) prowadzenie dokumentacji wniosków na wydatkowanie środków finansowych w rozdziałach dotyczących Wydziału oraz ewidencji elektronicznej wszystkich wniosków Starostwa,

15) planowanie i realizacja wydatków w rozdziałach klasyfikacji budżetowej dotyczących Wydziału,

16) sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania cząstkowego projektu budżetu Wydziału Administracyjnego,

17) przygotowywanie wniosków w sprawie zmian w wydatkach budżetowych,

18) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń mienia Starostwa,

19) prowadzenie ewidencji księgowej Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej przy Starostwie,

20) realizacja zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby prawne i fizyczne,

21) przygotowanie i przeprowadzenie procedury udzielenia zamówień publicznych w trybie pozaustawowym w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,

22) ewidencja kart przekazania odpadów oraz sprawozdawczość w tym zakresie w systemie BDO.

4. W zakresie wielozakładowego archiwum:

1) wykonywanie zadań przez Kierownika Archiwum Zakładowego - Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w Starostwie,

2) przyjmowanie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej od poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa,

3) nadzór w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji przez komórki organizacyjne do przekazania do Archiwum Zakładowego,

4) przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji,

5) prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji,

6) zabezpieczenie, profilaktyka i konserwacja posiadanych akt,

7) udostępnienie stronom na ich wniosek materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z zasobu Archiwum Zakładowego,

8) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie,

9) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,

10) przeprowadzanie skontrum oraz porządkowanie dokumentacji,

11) współpraca oraz stały kontakt z Archiwum Narodowym w Krakowie,

12) sporządzanie sprawozdania z działalności Archiwum Zakładowego,

13) stały monitoring bezpieczeństwa akt w Archiwum w Marcinkowicach oraz Nowym Sączu przy ul. Waryńskiego 1.

5. W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:

1) koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa,

2) prowadzenie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi.

6. W zakresie nieodpłatnego poradnictwa prawnego:

1) organizowanie corocznych konkursów wyboru organizacji pozarządowych obsługujących Punkty Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji,

2) dokonywanie wspólnie z Radą Adwokacką oraz Izbą Radców Prawnych corocznego naboru adwokatów i radców prawnych obsługujących Punkty Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji, sporządzanie stosownych umów,

3) comiesięczne rozliczanie faktur i rachunków za wykonaną pracę przez adwokatów, radców prawnych, przekazywanie dotacji dla organizacji pozarządowych obsługujących Punkty Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji,

4) comiesięczne dokonywanie rozliczenia pracy Punktów Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji, w tym:

a) przejmowanie dokumentacji z udzielanych porad prawnych oraz dokonywanie ich sprawdzenia z wymogami ustawy, powiązanie tzw. karty pomocy prawnej z danymi identyfikującymi osoby, którym udzielono pomocy prawnej,

b) dokonywanie rozliczania finansowego, w tym rozliczanie części dotacji przysługującej Powiatowi, sporządzenie sprawozdań w tym zakresie,

5) sporządzenie zbiorczego sprawozdania rocznego dla Wojewody Małopolskiego oraz Ministra Sprawiedliwości z funkcjonowania Punktów Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji, ocena realizacji zadania przez organizacje pozarządowe, adwokatów i radców prawnych oraz rozliczanie roczne przyznanej dotacji,

6) prowadzenie infolinii telefonicznej umawiania wizyt w Punktach Nieodpłatnej Pomocy Prawnej i Obywatelskiej oraz Mediacji,

7) prowadzenie zadań z zakresu edukacji prawnej,

8) coroczna aktualizacja listy jednostek nieodpłatnego poradnictwa.

7. W zakresie strategii i rozwoju:

1) koordynowanie spraw związanych z przygotowaniem, wdrażaniem i monitorowaniem Strategii Rozwoju Powiatu,

2) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego i samorządami gospodarczymi w zakresie integracji działań na rzecz rozwoju lokalnego,

3) prowadzenie działań w zakresie pozyskiwania i łączenia środków finansowych, publicznych i prywatnych, w celu realizacji zadań użyteczności publicznej w Powiecie,

4) pozyskiwanie środków finansowych z zewnętrznych źródeł finansowania i dofinansowania samorządu, w tym: monitoring dostępnych funduszy, przygotowanie wniosków aplikacyjnych do programów krajowych, unijnych i innych dla wybranych projektów,

5) przygotowanie materiałów niezbędnych do opracowania wniosków aplikacyjnych, analiz ekonomicznych, studiów wykonalności na zadania przewidziane do dofinansowania zewnętrznego,

6) przygotowanie dokumentów związanych z podpisaniem umów na zadania współfinansowane ze środków zewnętrznych,

7) realizacja przedsięwzięć finansowanych lub współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych dostępnych źródeł finansowania, których beneficjentem jest Powiat,

8) nawiązywanie współpracy z innymi samorządami, w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych i realizowanie wspólnego przedsięwzięcia,

9) gromadzenie danych związanych z uczestnictwem Powiatu w programach unijnych,

10) współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Starostwa w procesie przygotowania i realizacji przedsięwzięć finansowanych lub współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych dostępnych źródeł finansowania,

11) przygotowanie i udział w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych dotyczących zakresu działania referatu,

12) planowanie i rozliczanie przedsięwzięć dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych źródeł finansowania przy współpracy z Wydziałem Finansowym,

13) realizacja obowiązków wynikających z utrzymania trwałości projektów.

8. Inne sprawy wynikające z obowiązujących przepisów prawa, merytorycznie związanych z zadaniami Wydziału.